POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

I. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

ALMACENES FLAMINGO S.A. identificada con NIT 890.914.526-4, MEFÍA S.A.S., identificada con NIT 900.694.065-0, AGENCIA DE SEGUROS FLAMINGO LTDA identificada con NIT. 901.500.676-2, sociedades comerciales con domicilio en la ciudad de Medellín, Antioquia y/o las entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer a su grupo empresarial (quienes en conjunto se denominarán las “Compañías” y/o el “Grupo Flamingo”) con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Ley 1266 de 2008 en lo que resulta aplicable y a las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, se permite presentar la Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (la “Política”) de las Compañías en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que haya sido otorgada por los Titulares de los datos personales, en donde las Compañías actuarán como Responsables del Tratamiento de los datos Personales. 

Esta Política se aplicará a todas las bases de datos que contengan datos personales, cualquiera que sea su categoría (privados, semiprivados, públicos, sensibles y datos biométricos) que sean objeto de Tratamiento por parte del Grupo Flamingo en su calidad de Responsable; para efectos de su interpretación acogerá todas las definiciones y principios consagrados en el artículo 3 y 4 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008. En este sentido, el Grupo Flamingo observará todos los deberes legales que le sean aplicables como Responsable del Tratamiento de datos personales. 

El Grupo Flamingo, actuando en su calidad de Responsable podrá solicitar, consultar, compartir, informar, reportar, procesar, actualizar, aclarar, compilar, ofrecer, enviar, intercambiar, retirar, obtener, almacenar, recolectar, usar, suprimir, en general y en adelante, dar TRATAMIENTO, a los datos personales de Titulares con los cuales tiene, ha tenido o espera tener algún tipo de relación, cualquiera sea su naturaleza siempre que, haya sido autorizado de manera previa por su Titular implementando para tal efecto, medidas claras sobre la protección de confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.  

Los datos personales objeto de Tratamiento podrán ser entregados de manera directa por parte de sus titulares a las Compañías o podrán ser obtenidos por estas a través de terceros legamente autorizados, tales como, sin limitarse a, operadores de información, centrales de riesgo, bases de datos públicas o de entidades públicas tales como, la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT), entre otras. 

II. FINALIDADES

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información El Grupo Flamingo realizará el Tratamiento de los datos personales exclusivamente para las finalidades autorizadas y dispuestas en esta Política las cuales se relacionan a continuación:

  1. Identificar a los Titulares. 
  2. Gestionar y adelantar investigaciones de fraude o suplantación, actividades criminales
  3. Proporcionar información sobre los productos y/o servicios de las Compañías a través de cualquier medio.
  4. Facilitar la contratación de los productos y/o servicios de las Compañías a través de los medios tecnológicos disponibles.
  5. Realizar campañas de publicidad y mercadeo y telemercadeo, la implementación de programas de fidelización y/o promocionales de productos y/o servicios de las Compañías o terceros aliados, realizar el envío de encuestas sobre los productos y/o servicios de las Compañías y contacto telefónico para la mejora de los productos y/o servicios. 
  6. Divulgar el nombre de los Titulares en medios masivos, en caso de resultar favorecidos en algún sorteo realizado por alguna de las Compañías.
  7. Preparar estudios de mercadeo que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.
  8. Ofrecer convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
  9. Analizar el perfil del Titular para determinar el grado de riesgo para el otorgamiento, mantenimiento y cobranza de tarjetas de crédito y demás productos y/o servicios de crédito que ofrezcan o puedan llegar a ofrecer las Compañías. 
  10. Consultar y reportar la información de los Titulares en listas restrictivas y vinculantes para Colombia, listas de personas expuestas políticamente, centrales de información para prevención y mitigación del riesgo de lavado de activos, financiación de terrorismo, riesgos financieros y de suplantación de fraude.
  11. Consultar, capturar y/o reportar datos públicos y personales del Titular (información de contacto, historial crediticio, datos financieros, información relacionada con la situación laboral e ingresos salariales) en operadores de información de seguridad social, PILA, administradoras de fondos de pensiones y cesantías, Registro Único Nacional de Tránsito, y operadores y centrales de información financiera y riesgo crediticio. 
  12. Gestionar, poblar, administrar y mantener actualizadas las bases de datos de los Titulares, a través de la captura de información contenida en bases de datos de terceros tales como, sin limitarse a, operadores de información de seguridad social (PILA), administradoras de fondos de pensiones y cesantías, Registro Único Nacional de Tránsito, y Operadores de Información, y en general, cualquier base de datos de terceros legalmente autorizadas.
  13. Gestionar y comunicar estados de cuenta, comunicaciones previas al reporte negativo, posibilidades de modificación de las obligaciones crediticias y cualquier otra información inherente a dichas obligaciones con el propósito del debido desarrollo del contrato o la relación comercial entre las Compañías y el Titular y el cumplimiento de las obligaciones legales de las Compañías cuando funjan, además, como fuentes de información financiera. El Grupo Flamingo podrá realizar el envío de estas comunicaciones a través de cualquier medio, incluidos mensajes de datos. 
  14. Realizar actividades de cobranza y gestión de cartera incluyendo la recuperación judicial o extrajudicial de las obligaciones vencidas.
  15. Poblar y construir bases de datos de sus compañías controladoras, afiliadas o subsidiarias.
  16. Resguardar y custodiar de manera centralizada la información de los Titulares. 
  17. Compartir los datos del Titular en los eventos en que (i) las obligaciones legales de información a los entes administrativos o judiciales o a cualquier autoridad competente, así lo requieran; (ii) sea necesario para el desarrollo del objeto social de las Compañías, con terceros domiciliados en Colombia o el exterior, tales como concesionarios, proveedores de servicios de mensajería, transportadores de mercancía, agencias de publicidad, casas de cobranzas, proveedores de productos y servicios, centros de servicio para efectos de garantía, entre otros. 
  18. Gestionar la seguridad de las personas, bienes y activos de información en custodia de las Compañías, a través de mecanismos que pueden incluir videovigilancia en las instalaciones y en perímetros cercanos según el alcance de los dispositivos utilizados. La información aquí recolectada, podrá ser utilizada como prueba en el momento en que sea requerida, ante cualquier autoridad judicial o administrativa.
  19. Para la gestión integral de procesos de selección y contratación de empleados. 
  20. Verificar la idoneidad y cumplimiento de requisitos dentro del proceso de selección en el que el titular participa como candidato
  21. Solicitar soportes de la hoja de vida, citar a pruebas y entrevistas
  22. Conservar los datos personales para eventuales procesos de selección de personal

III. DERECHOS DE LOS TITULARES

La información suministrada por el Titular solo será utilizada siguiendo las finalidades aquí señaladas; las Compañías almacenarán y custodiarán los datos personales por el tiempo que sea necesario de acuerdo con la finalidad para la cual fueron solicitados respetando en todos los casos, los tiempos especiales consignados en la normatividad vigente aplicable; sin perjuicio de lo anterior, los Titulares de la información podrán ejercer en cualquier momento los derechos que les asisten sobre sus datos personales, tales como el acceso gratuito y en cualquier tiempo, actualización, rectificación, cancelación y supresión de sus datos, la solicitud de pruebas sobre la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismo, la presentación de quejas y reclamos ante las Compañías y ante la Superintendencia de Industria y Comercio y solicitar información acerca del uso que las Compañías brindan a sus datos, los Titulares también tendrán derecho a revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, este último caso deberá ser declarado por la autoridad competente. 

En cuando a los derechos de supresión y/o eliminación El Grupo Flamingo informa que, esta no procederá cuando exista una relación contractual o legal vigente que exija el Tratamiento de los datos personales en el presente o futuro, en todo caso, las Compañías, tomarán las medidas necesarias para encauzar el procesamiento de los datos personales a los fines estrictamente ligados con el cumplimiento de las obligaciones legales, contractuales o de defensa judicial.

IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares, sus representantes o sus causahabientes, podrán ejercer sus derechos, previa acreditación de su calidad e identidad, a través de una solicitud (i) presencial, en cualquier establecimiento de comercio de las Compañías; o (ii) no presencial, bien a través del correo electrónico datospersonales@flamingo.com.co; o a través de la línea de atención al cliente (604)604 0000. La solicitud deberá contener:

  1. El nombre y domicilio del Titular;
  2. Datos de contacto;
  3. Copia de los documentos que acrediten la identidad del titular, causahabiente y/o su representante.
  4. Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales se pretende ejercer el derecho.
  5. Descripción clara y precisa de los hechos que originan la solicitud.
  6. Cualquier otro documento que soporte su solicitud.

Si la solicitud versa sobre conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, el Grupo Flamingo la atenderá en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la solicitud, prorrogable por cinco (5) días hábiles adicionales, caso en el cual las Compañías informarán al Titular las razones por las cuales harán uso de la prórroga. 

Si la solicitud es una reclamación del Titular por considerar que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o por advertir el presunto incumplimiento de los deberes que establece la ley, l Grupo Flamingo la atenderá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día posterior a la fecha de radicación del reclamo, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales, contados a partir del vencimiento del primer término, caso en el cual las Compañías informarán al Titular las razones por las cuales harán uso de la prórroga. Si el reclamo resulta incompleto las Compañías requerirán al interesado dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsane, aclare o corrija el reclamo radicado, frente a lo cual, el titular de la información tendrá un término de dos (2) meses constados desde la fecha del requerimiento para subsanar su solicitud, delo contrario, se entenderá que el solicitante ha desistido del reclamo.

En el evento en que una norma posterior a esta Política, modifique estos plazos, las Compañías harán uso del término de respuesta dispuesto por la norma vigente

V. VIGENCIA

La Política de Tratamiento de Datos Personales del Grupo Flamingo, rige a partir de su publicación y estará vigente de manera indefinida. Los datos personales objeto de Tratamiento permanecerán en las bases de datos de las Compañías, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades mencionadas en esta Política y de acuerdo con las autorizaciones de los Titulares. La Vigencia de las bases de datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales. 

Cualquier cambio en las Políticas será informado oportunamente a los Titulares a través de la página web www.flamingo.com.co, igualmente, cualquier persona podrá solicitar la versión vigente de la Política al correo datospersonales@flamingo.com.co.

El uso o adquisición continua de los productos y/o servicios que ofrecen las Compañías por parte del Titular o su no desvinculación de los mismos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de la misma.

“Fecha de última actualización [19 de Agosto de 2022]”


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