PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL
Así mismo la hoja de vida y los datos del Oficial de cumplimiento serán entregados a la Superintendencia de Sociedades de acuerdo con lo exigido en la circular vigente. Esta persona debe certificar que cuenta con la idoneidad y experiencia para gestionar los riesgos de C/ST.
PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL
I.
Presentar con el Oficial de Cumplimiento, para aprobación de la junta directiva o máximo órgano social, la propuesta del PTEE.J.
Velar porque el PTEE se articule con las Políticas de cumplimiento adoptadas por la Junta Directiva o máximo órgano social.K.
Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento en el diseño, dirección, supervisión y monitoreo del PTEE.L.
En los casos en que no exista una Junta Directiva, el representante legal propondrá la persona que ocupará la función de Oficial de Cumplimiento, para la designación por parte del máximo órgano social.M.
Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de lo previsto en el presente Capítulo, cuando lo requiera esta Superintendencia.N.
Asegurar que las actividades que resulten del desarrollo del PTEE se encuentran debidamente documentadas, de modo que se permita que la información responda a unos criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad.O.
Realizar actualizaciones al PTEE y al politica de cumplimiento, por lo menos una vez cada dos (2) años.Revisoría Fiscal
La revisoría Fiscal debe denunciar cualquier acto de corrupción ante las autoridades penales, disciplinarias y administrativas, por la presunta realización de delitos, que detecte en el ejercicio de su cargo, aún, a pesar del secreto profesional, de acuerdo con lo definido en el numeral 5 del artículo 26 de la ley 43 de 1990.
Deberes de los colaboradores
Todos los colaboradores de la Compañía deben velar por una gestión transparente en su actuar en sus respectivas áreas y en la Compañía en general.
PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL
🟣 Todos los colaboradores de la Compañía deben velar por una gestión transparente en su actuar en sus respectivas áreas y en la Compañía en general.
🟣 Cualquier colaborador que tenga conocimiento sobre cualquiera de las modalidades de C/ST debe reportarlo inmediatamente por los medios establecidos en el Programa de transparencia y ética empresarial, al oficial de cumplimiento a través del correo electrónico establecido.
🟣 Los asuntos relacionados con aspectos de índole laboral sólo se deben gestionar por intermedio de la Gerencia de Gestion Humana quien a su criterio debe definir si es un asunto de competencia del PTEE.
🟣 Los casos que involucren potenciales conflictos de interés deben ser direccionados de acuerdo con las instrucciones emitidas a través la Gerencia de Gestión Humana y el Código de Ética.
En estos casos, el Colaborador goza de las siguientes garantías:
🟣 Confidencialidad sobre la información y las personas.
🟣 Presunción de buena fe. Cuando una persona reporta una conducta debe hacerlo con responsabilidad, se presume que lo hace de buena fe y con base en indicios o elementos reales.
OTROS ELEMENTOS DEL PROGRAMA DE TRANSPARENCIA
🔴 Conflicto de Interés
🔴 Entrega y ofrecimiento de
regalos o beneficios a terceros
🔴 Remuneraciones y pago de comisiones
🔴 Los gastos de actividades de entretenimiento
🔴 Donaciones y contribuciones políticas
🔴 Registros contables
🔴 Archivo y traducción
🔴 Capacitación y comunicación
🔴 Control y monitoreo de las Políticas de Cumplimiento
PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL
Todos los colaboradores de la Compañía deben velar por una gestión transparente en su actuar en sus respectivas áreas y en la Compañía en general.
Conflictos de Interés
En el Grupo Flamingo somos conscientes que el Conflicto de interés hace parte de la naturaleza humana y reconocemos que su existencia no es por sí misma reprochable. Sin embargo, entendemos que el actuar en situación de conflicto de interés, sin que éste sea revelado y administrado, puede conllevar a conductas inapropiadas y de allí que exijamos a nuestros Colaboradores la máxima prudencia cuando se está frente a un conflicto de interés real o aparente.
Puede presentarse un conflicto de intereses cuando teniendo que tomar una decisión en un acto o negocio, o pudiendo incidir en la adopción de esta, se encuentran frente a dos o más intereses contrarios e incompatibles entre sí, de tal modo que cualquier alternativa de conducta por la que opten conlleva al favorecimiento de uno de los intereses frente a los demás.
Algunas situaciones que pueden dar lugar a conflictos de intereses personales se encuentran descritas en el código de ética.
Como actuar frente a un conflicto de Interés:
En caso de conocer una situación de conflicto de interés o vivirla a modo personal, debemos actuar según estas indicaciones:
🔴 Reportar la situación al correo: lineaetica@flamingo.com.co
🔴 Abstenerse de tomar decisiones o de actuar de manera que pueda perjudicar los intereses de Grupo Flamingo, en beneficio propio y esperar el acompañamiento y la resolución del conflicto por parte de la compañía.
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El grupo Flamingo agradece las manifestaciones de aprecio que se dan en el diario convivir con los compañeros, clientes y proveedores, sin embargo, estos no pueden condicionar nuestras decisiones, por esto debemos abstenernos de realizar dichas acciones. Nuestro compromiso es:
🔴 Evitar aceptar, solicitar u ofrecer regalos, comidas, viajes entrada a eventos u otro tipo de atenciones, de parte de clientes o proveedores, si al hacerlo puedes comprometer nuestra capacidad para tomar decisiones comerciales objetivas.
🔴 Evitar aceptar, solicitar u ofrecer regalos que impliquen dinero en efectivo o equivalentes como bonos regalos.
🔴 Recibir aquellos obsequios cuyo valor sea modesto tales como souvenirs corporativos o piezas publicitarias o presentes de valor simbólico como trofeos o recordatorios.
🔴 En caso de ofrecer regalos, comidas y otro tipo de atención, debe estar previamente autorizados por la Gerencia responsable, incluso por la presidencia cuando el responsable del área así lo requiera.
Remuneraciones y pago de comisiones
Los colaboradores del Grupo Flamingo pueden recibir remuneración o comisiones de acuerdo con el rendimiento y los objetivos trazados por la compañía. No aplica para todos los cargos y se debe regir de acuerdo con la política de Compensación Variable.
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Para los proveedores o accionistas del grupo Flamingo con los que se negocie recibir remuneración o comisión según lo convenido se llevará a cabo a través del contrato.
Los gastos de actividades de entretenimiento, alimentación, hospedaje y viaje
El Grupo Flamingo se encarga de definir un presupuesto para los viajes que deba realizar los colaboradores en función de desempeñar labores para la compañía. Los colaboradores deben acatar dicho presupuesto y cumplir con la Política de Viáticos.
Donaciones y contribuciones políticas
Todas las donaciones realizadas por la Compañía deben tener un fin lícito y cuenta con una estrategia de sostenibilidad fundamentada en la contribución al crecimiento económico, el desarrollo social y la protección ambiental del País, se lleva a cabo según la política de donaciones.
En relación con las contribuciones políticas se informa que el Grupo Flamingo no participa en donaciones de este tipo.
Registros contables
La compañía debe llevar y mantener registros y cuentas que reflejen de forma exacta y precisa todas las transacciones realizadas. Los Colaboradores no pueden cambiar, omitir o tergiversar registros para ocultar actividades indebidas o que no indican correctamente la naturaleza de una transacción registrada.
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La Compañía tiene controles internos para prevenir que se oculten o disimulen sobornos u otros pagos indebidos en transacciones como: comisiones, pagos de honorarios, patrocinios, donaciones, gastos de representación o cualquier otro rubro que sirva para ocultar o encubrir la naturaleza impropia del pago.
Archivo y traducción
La compañía cuenta con un área responsable de conservar y archivar la documentación de los proveedores nacionales e internacionales con los cuales se lleva a cabo un proceso de vinculación.
La compañía se encargará de traducir al idioma inglés el PTEE para conocimiento de los proveedores que no manejen el castellano.
Capacitación y comunicación
La divulgación del Programa de transparencia y ética empresarial se realizará virtual mediante el correo de comunicaciones, medios impresos, carteleras en las tiendas y la página web de la Compañía, garantizando su acceso y conocimiento a todos los grupos de interés.
Así mismo, se ejecutará un plan de capacitación que se realizará anualmente y contará con la evaluación respectiva.
Control y monitoreo de las Políticas de Cumplimiento y PTEE
En la Matriz de Riesgos se definen los controles asociados a cada uno de los riesgos identificados y medidos, estos controles se califican con el fin de establecer el nivel de mitigación del riesgo que se traduce en la disminución de la probabilidad de ocurrencia del riesgo.
Para este elemento el Oficial de cumplimiento realiza con su equipo de trabajo o con las personas que según su criterio pueden ayudar a establecer los controles sobre cada una de las causas e impactos identificados de acuerdo con su conocimiento del negocio y los procesos.
DEBIDA DILIGENCIA
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La Compañía adelantará procedimientos para el conocimiento de tercero previo a su vinculación, con el propósito de mitigar el riesgo de establecer vínculos con terceros con soborno transnacional o corrupción, o lavado de activos y financiación del terrorismo, de acuerdo con los criterios de materialidad según el análisis de estos riesgos.
En este orden de ideas, se tiene previsto para la totalidad de terceros, efectuar las consultas en las fuentes de información públicas definidas en la Política para la Prevención del Riesgo de Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo y en el respectivo manual interno que la desarrolla. Adicionalmente, dependiendo del análisis de riesgo, se realizará una debida diligencia ampliada de acuerdo con las reglas establecidas en los procedimientos internos.
CANALES DE REPORTE
🔴 Línea Ética
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El Grupo Flamingo dispone de un canal confidencial denominado “Linea Etica” para que empleados, clientes, proveedores o cualquier otro grupo de interés, sin importar su cargo o relación con el Grupo, comunique sus dudas o necesidades en relación con el cumplimiento del PTEE, así como para reportar conductas relacionadas con el posible incumplimiento del PTEE.
Línea Ética
Para denunciar o realizar reportes de diversos temas no dudes en contactar nuestra Línea Ética a través de los siguientes medios:
604-6052784
https://www.flamingo.com.co /contacto y selecciona Línea Ética.
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